Whistleblowerordning

Indre Mission og Danmarks Folkekirkelige Søndagsskoler (DFS) ønsker at være ansvarlige bevægelser med stor gennemsigtighed og en åben kultur, hvor alle kan føle sig trygge og ytre sig, hvis man oplever potentielle brud på lovgivningen eller andre alvorlige forhold.

Med denne whistleblowerordning kan medarbejdere, fritidsansatte, leverandører og andre med tilknytning til bevægelserne i god tro foretage anonyme eller ikke-anonyme (identiteten vil kun være kendt for dem, der behandler sagen) indberetninger med viden eller mistanke om potentielle brud på lovgivningen, herunder forhold, som kan påføre Indre Mission eller DFS et økonomisk tab eller potentielt skade Indre Missions eller DFS’ omdømme.

Der kan både indberettes om forhold i Indre Mission eller DFS samt om forhold med tilknytning til Indre Mission eller DFS, hvor ansatte eller andre ansvarlige i Indre Mission eller DFS er involveret.

Som udgangspunkt opfordres medarbejdere til at tale med deres nærmeste foresatte, hvis de oplever eller har mistanke om ulovligheder eller andre alvorlige forhold. Men for at sikre et højt beskyttelsesniveau for dem, der indberetter alvorlige forhold, har Indre Mission etableret en whistleblowerordning i samarbejde med det eksterne firma Sibilum.

I juni 2021 vedtog den danske regering en lov om, at alle virksomheder med mere end 49 ansatte skal etablere en whistleblowerordning.

Formål

Indre Missions whistleblowerordning har til formål:

• at øge ansattes og samarbejdspartneres mulighed for at gøre opmærksom på ulovlige eller stærkt kritisable forhold i Indre Mission eller DFS uden at frygte negative konsekvenser i form af chikane eller repressalier af enhver art at beskytte ansatte og andre, som indgiver oplysninger til whistleblowerordningen i god tro at opdage og forebygge alvorlige fejl og forsømmelser

Hvem kan indberette

Indre Missions whistleblowerordning kan benyttes af alle ansatte, fritidsansatte, HB-medlemmer, LU-medlemmer, leverandører og andre med tilknytning til Indre Mission og Danmarks Folkekirkelige Søndagsskoler.

Hvem kan indberettes

Der kan indberettes om forhold, hvori medarbejdere, ansvarlige ledere, bestyrelsesmedlemmer eller andre med ansvar for dispositioner i tilknytning til Indre Mission eller DFS er involveret.

Hvad kan indberettes

Indre Missions whistleblowerordning kan bruges til at indberette mistanke eller viden om brud på lovgivningen i Indre Mission og DFS. Forhold, der kan indberettes via ordningen er fx oplysninger om:

• underslæb, tyveri, korruption, bestikkelse, bedrageri, svig, dokumentfalsk, interessekonflikter, afpresning og misbrug af intern viden
• uregelmæssigheder vedrørende regnskabsføring og revision
• afgivelse af urigtige eller vildledende oplysninger til offentlige myndigheder, herunder socialt bedrageri
• fysisk vold, seksuel chikane og anden form for grov chikane

Ovenstående er eksempler. Hvis man er i tvivl om, hvorvidt en begrundet mistanke eller viden skal indberettes, så opfordres man til at gøre det. Alle henvendelser besvares, vurderes nøje og behandles.

Ordningen omfatter ikke indberetninger vedrørende eksempelvis:

• andre virksomheders forhold
• medarbejderpolitikker
• oplysninger om overtrædelser af interne retningslinjer som fx sygefravær, alkohol, påklædning, brug af kontorartikler
• oplysninger om mindre grove personalerelaterede konflikter som samarbejdsvanskeligheder, mindre uoverensstemmelser og manglende tillid mellem medarbejdere og ledere

Hvordan indberetter man

Man indberetter til Indre Missions whistleblowerordning via dette link: Indre Missions whistleblowerordning

Der kan ikke foretages indberetning på andre måder.

Anonymitet

Når man indberetter til Indre Missions whistleblowerordning, kan man vælge, om man vil være anonym eller ej som whistleblower. Hvis man vælger at være anonym, vil det naturligvis sætte nogle begrænsninger for mulighederne for at undersøge sagen til bunds.

Hvordan behandles indberetninger

Når en indberetning modtages, foretages en indledende vurdering af det indberettede af folk i Sibilum.

Hvis indberetningen viser sig åbenbart ubegrundet eller ikke-relevant som indberetning til ordningen, bliver den afvist, og den, der har indberettet sagen, får besked.

Hvis vurderingen er, at indberetningen er relevant og ikke åbnelyst ubegrundet, bliver den nærmere undersøgt. Det sker ved henvendelse til relevant person i Indre Mission eller DFS. Hvis den daglige ledelse ikke er direkte involverede i det indberettede, vil henvendelsen som regel gå til vicegeneralsekretæren, som er ansvarlig for, at sagen undersøges grundigt og fair. Sagen behandles internt og kan eventuelt få ansættelsesretlige konsekvenser for den eller de personer, der indberettes om. Herefter slettes sagen i systemet.

Hvis indberetningen er af en sådan karakter, at den skal indgives til politiet til yderligere efterforskning, vil det ske.

Whistleblower vil via den sikrede og anonyme postkasse i systemet kunne blive informeret om sagens behandling og eventuelle udfald.

Alle indberetninger skal ske i god tro. Ordningen må under ingen omstændigheder benyttes til beskyldninger, hvor der rettes mistanke mod uskyldige personer. Sker det i ond tro, kan det medføre politianmeldelse eller medføre ansættelsesretlige konsekvenser (for ansatte medarbejdere).

Efterfølgende afklaring og eventuel indhentning af yderligere dokumentation

Når man har lavet en indberetning til Indre Missions whistleblowerordning, får man mulighed for at logge sig på systemet ved Sibilum, som håndterer sagen og sikrer den nødvendige anonymitet og datasikkerhed. Her kan man se, om der stilles yderligere spørgsmål til sagen eller om der efterspørges yderligere dokumentation. En eventuel efterfølgende dialog via systemet beror alene på whistleblowers villighed til at logge på systemet og besvare stillede spørgsmål. Denne dialog kan foregå uden at whistleblowers identitet bliver kendt.

Fortrolighed og datasikkerhed

Alle, der indberetter forhold via Indre Missions whistleblowerordning, er ved lov beskyttet imod enhver form for chikane eller repressalier. Ansatte i Indre Mission eller DFS, der forsøger at udøve repressalier mod en whistleblower, der har indberettet i god tro, vil blive mødt med ansættelsesretlige sanktioner.

Det system, der benyttes til at modtage og registrere indberetningerne, drives af Sibilum, som er et uafhængigt selskab. Sibilum garanterer for sikkerheden og overholdelse af GDPR-reglerne i systemet. Systemet logger ikke IP-adresser og maskin-ID, ligesom al datatransmission og lagring af data sker krypteret. Det er alene de ansvarlige kontaktpersoner i Indre Mission, der har adgang til sagsbehandlingsdelen i systemet. Indre Missions vicegeneralsekretær er kontaktperson i forhold til Sibilum. Hvis indberetningen omhandler vicegeneralsekretæren er generalsekretæren kontaktperson.

Oplysning til den person, som en indberetning omfatter

Sibilum, som modtager indberetningen, er forpligtet til at give den, der indberettes om, oplysning om det indberettede forhold. Der vil i hvert enkelt tilfælde blive foretaget en konkret vurdering af, hvornår denne meddelelse kan videregives, således at meddelelsen ikke kan få konsekvenser for undersøgelsen af det indberettede forhold samt indsamlingen af bevismateriale. Uanset om whistleblower har ønsket at være anonym eller ej, vil den eller de omhandlede personer ikke få oplysning om whistleblowers identitet.

Andre muligheder

Hvis man har viden eller mistanke om alvorlige lovovertrædelser eller andre alvorlige forhold i Indre Mission eller DFS, men ikke har tillid til Indre Missions whistleblowerordning, kan man foretage indberetning til den eksterne whistleblowerordning i Datatilsynet via dette link: Datatilsynets eksterne whistleblowerordning

Spørgsmål

Alle spørgsmål vedrørende Indre Missions whistleblowerordning kan rettes til vicegeneralsekretæren – alternativt til generalsekretæren.